ทำบัญชีร้านค้าออนไลน์เองแบบไม่ปวดหัว จดอะไร เก็บหลักฐานแค่ไหน ใช้แอปไหนได้

ได้ยินคำว่า “ทำบัญชี” ทีไร ภาพในหัวก็ลอยมาเลย ต้องเรียนบัญชีมาก่อน ต้องรู้เดบิตเครดิต ต้องมีโปรแกรมแพงๆ แม่ค้าหลายคนเลยไม่เริ่มสักที ปล่อยให้ยอดขายกระจายอยู่ในแอปธนาคาร ในแชต ในกล่องใบเสร็จที่ไม่เคยเปิด พอถึงวันยื่นภาษีก็นั่งไล่ย้อนกันทั้งคืน

เอาจริงๆ ร้านที่ขายในนามบุคคลธรรมดา ทำง่ายกว่าที่คิดเยอะเลยค่ะ ตาราง 1 แผ่น บัญชีธนาคาร 1 บัญชี กับเวลาเดือนละ 15 นาที แค่นี้ก็เริ่มได้แล้ว

Note: ข้อมูลในหน้านี้เป็นข้อมูลทั่วไปสำหรับร้านที่ขายในนามบุคคลธรรมดาและยังไม่ได้จด VAT ถ้าเป็นบริษัทหรือจด VAT แล้ว งานบัญชีจะเยอะกว่านี้ ให้นักบัญชีช่วยดีกว่าค่ะ

แม่ค้าออนไลน์ต้องทำบัญชีจริงไหม

Quick Answer: ต้องค่ะ กรมสรรพากรกำหนดให้ผู้มีเงินได้จากการค้าขาย (มาตรา 40(8)) ที่ไม่ได้จด VAT ทำรายงานแสดงรายได้และรายจ่ายประจำวัน หรือรายงานเงินสดรับจ่าย และลงรายการภายใน 3 วันทำการ

ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร ฉบับที่ 161 หลักๆ มีแค่นี้เอง

• ทำรายงานแสดงรายได้และรายจ่าย เป็นประจำวัน
• ลงรายการ ภายใน 3 วันทำการ นับจากวันที่มีรายได้หรือรายจ่าย
• ทำเป็น ภาษาไทย หรือถ้าใช้ภาษาอื่นต้องมีภาษาไทยกำกับ

แต่ไม่ได้ทำเพราะเป็นหน้าที่อย่างเดียวนะ บัญชีง่ายๆ นี้ยังช่วยเราได้อีก 3 เรื่อง คือ ยื่นภาษีได้ตัวเลขถูก รู้ว่ายอดขายใกล้ 1.8 ล้านบาทหรือยัง และรู้ว่าร้านกำไรจริง หรือแค่เงินหมุนผ่านมือ

ตารางรายรับรายจ่ายควรมีช่องอะไรบ้าง

Quick Answer: แค่ 6 ถึง 7 ช่องก็พอ คือ วันที่ รายการ ช่องทาง รายรับ ต้นทุนสินค้า ค่าใช้จ่ายอื่น และเลขหลักฐาน ใช้ Google Sheets หรือ Excel ทำได้เลย

ลองดูตัวอย่างร้านขายเสื้อผ้าเด็ก 1 สัปดาห์

วันที่	รายการ	ช่องทาง	รายรับ (บาท)	ต้นทุนสินค้า (บาท)	ค่าใช้จ่ายอื่น (บาท)	หลักฐาน
1 ต.ค.	ขายเสื้อเด็ก 12 ตัว	Shopee	3,480			รายงานยอดขาย Shopee
1 ต.ค.	ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม	Shopee			420	ใบแจ้งยอด Shopee
2 ต.ค.	ซื้อเสื้อเข้าร้าน 50 ตัว	ร้านส่งประตูน้ำ		7,500		บิลเงินสด เลขที่ 0231
3 ต.ค.	ขายเสื้อเด็ก 5 ตัว	LINE (โอน)	1,450			สลิปโอน
4 ต.ค.	ซองไปรษณีย์ บับเบิล เทปกาว	ร้านอุปกรณ์แพ็ก			380	ใบเสร็จ
5 ต.ค.	ค่าโฆษณา	TikTok			500	ใบเสร็จออนไลน์
6 ต.ค.	ขายหน้าร้านตลาดนัด	เงินสด	2,100			บันทึกยอดขายประจำวัน
	รวม		7,030	7,500	1,300

สัปดาห์นี้ดูเหมือนขาดทุน เพราะซื้อสต็อกเข้ามาทีละ 50 ตัวแต่เพิ่งขายไป 17 ตัว ไม่ต้องตกใจนะคะ ดูภาพรวมเป็นรายเดือนกับรายปีแทน

ทริกเล็กๆ ที่ช่วยได้เยอะ

• แยกช่องต้นทุนสินค้ากับค่าใช้จ่ายอื่น แบบรายงานเงินสดรับจ่ายของกรมสรรพากรก็แยกแบบนี้ และช่วยให้คำนวณกำไรขั้นต้นได้ง่าย
• บันทึกยอดขายเต็ม แล้วบันทึกค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มเป็นค่าใช้จ่ายแยก อย่าบันทึกแค่ยอดที่แพลตฟอร์มโอนเข้าบัญชี
• ขายเงินสดก็ต้องจด จดยอดรวมท้ายวันก็ได้
• ใส่ช่องหลักฐาน วันไหนต้องหาใบเสร็จ หาเจอใน 1 นาที

ใช้แอปอะไรทำบัญชีได้บ้าง

Quick Answer: Google Sheets หรือ Excel ใช้ได้ดีพอสำหรับร้านเล็ก ถ้าอยากใช้แอปบัญชีฟรี ให้เลือกตัวที่ส่งออกข้อมูลเป็น Excel ได้และบันทึกเป็นภาษาไทยได้

ตัวเลือก	เหมาะกับใคร	ข้อควรระวัง
Google Sheets	อยากจดจากมือถือ แชร์กับสามีหรือผู้ช่วยได้	ตั้งสิทธิ์แชร์ให้ดี
Excel	ถนัดคอม ชอบทำสูตรเอง	สำรองไฟล์ไว้ที่อื่นด้วย
แอปบัญชีฟรีสำหรับร้านค้า	อยากถ่ายรูปใบเสร็จแนบในรายการ	เช็กว่าส่งออกข้อมูลได้ ถ้าวันหนึ่งเลิกใช้หรือแอปปิดตัว
แบบฟอร์มรายงานเงินสดรับจ่ายของกรมสรรพากร	อยากใช้แบบฟอร์มทางการเลย	ดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์กรมสรรพากร

บอกเลยว่าเครื่องมือไม่สำคัญเท่า ความสม่ำเสมอ ค่ะ ตารางธรรมดาที่จดทุกสัปดาห์ ชนะแอปเก่งๆ ที่เปิดเดือนละครั้งขาดลอย

ต้องเก็บหลักฐานอะไรบ้าง

Quick Answer: เก็บหลักฐานทั้งฝั่งขายและฝั่งซื้อ คือ รายงานยอดขายจากแพลตฟอร์ม สลิปโอน ใบเสร็จค่าสินค้า ค่าส่ง ค่าแพ็ก ค่าโฆษณา และค่าธรรมเนียม เก็บไว้อย่างน้อย 5 ปี

ฝั่งรายรับ

• รายงานยอดขายรายเดือนจาก Shopee, Lazada, TikTok Shop (ดาวน์โหลดเก็บทุกเดือน)
• สลิปหรือรายการเงินเข้าสำหรับยอดขายผ่าน LINE, Facebook
• บันทึกยอดขายเงินสดประจำวัน

ฝั่งรายจ่าย

• บิลหรือใบเสร็จค่าสินค้าและวัตถุดิบ ควรมีชื่อร้านผู้ขาย วันที่ รายการ และจำนวนเงิน
• ใบแจ้งค่าธรรมเนียมจากแพลตฟอร์ม
• ใบเสร็จค่าขนส่ง ค่าอุปกรณ์แพ็ก
• ใบเสร็จค่าโฆษณาออนไลน์

วิธีเก็บที่ไม่รก

• ถ่ายรูปใบเสร็จทันทีที่ได้ เก็บในโฟลเดอร์แยกตามเดือน เช่น “2569-10”
• เก็บใบจริงไว้ในซองหรือแฟ้มเดือนละ 1 ซอง
• ตั้งชื่อไฟล์ให้ตรงกับช่องหลักฐานในตาราง

ถ้าเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริงตอนยื่นภาษี หลักฐานพวกนี้แหละที่ใช้ยืนยันตัวเลขค่ะ ส่วนวิธีเลือกระหว่างหักเหมาหรือตามจริง อ่านได้ที่ ยื่นภาษีออนไลน์สำหรับแม่ค้า ทีละขั้น

ทำไมต้องแยกบัญชีธนาคารของร้าน

Quick Answer: เพราะทำให้ยอดเงินเข้าออกของร้านไม่ปนกับเงินบ้าน ทำบัญชีเร็วขึ้นหลายเท่า และถ้าสรรพากรถามถึงยอดโอนเข้า เราอธิบายได้ง่าย

• เปิดบัญชีออมทรัพย์ใหม่ 1 บัญชี ใช้รับเงินจากลูกค้าและแพลตฟอร์มเท่านั้น
• จ่ายค่าสินค้า ค่าส่ง ค่าโฆษณาจากบัญชีนี้
• จ่ายเงินเดือนตัวเอง โอนจากบัญชีร้านเข้าบัญชีส่วนตัวเดือนละครั้ง แทนการหยิบใช้ทีละนิด
• เงินที่ญาติโอนให้ หรือเงินขายของมือสองในบ้าน ให้เข้าบัญชีส่วนตัว ไม่ปนกับร้าน

ที่ย้ำเรื่องนี้เพราะธนาคารต้องส่งข้อมูลให้สรรพากรเมื่อมีการรับโอนตั้งแต่ 3,000 ครั้ง หรือตั้งแต่ 400 ครั้งและยอดรวม 2 ล้านบาทขึ้นไปต่อปี รายละเอียดอยู่ใน แม่ค้าออนไลน์ต้องเสียภาษีไหม ถ้าบัญชีแยกชัด เราก็นอนหลับสบายค่ะ

กิจวัตร 15 นาทีต่อเดือน ทำอะไรบ้าง

Quick Answer: ระหว่างเดือนลงรายการภายใน 3 วันทำการ (ครั้งละ 2 ถึง 3 นาที) แล้วสิ้นเดือนใช้ 15 นาทีเช็กยอด สรุปกำไร และดูยอดขายสะสมเทียบเกณฑ์ VAT

ระหว่างเดือน (ทุก 2 ถึง 3 วัน)

• ตอนลูกงีบกลางวันหรือหลังลูกหลับ แอบเปิดตารางลงรายการ ถ่ายรูปใบเสร็จเก็บ

สิ้นเดือน (15 นาที)

1. ดาวน์โหลดรายงานยอดขาย จากทุกแพลตฟอร์ม เทียบกับยอดในตาราง (5 นาที)
2. เทียบยอดเงินในบัญชีร้าน กับยอดที่จด ถ้าไม่ตรง หาว่าขาดรายการไหน (5 นาที)
3. สรุป 4 ตัวเลข ยอดขายเดือนนี้ ต้นทุนสินค้า ค่าใช้จ่ายอื่น และกำไร (3 นาที)
4. ดูยอดขายสะสมตั้งแต่ต้นปี ถ้าเริ่มใกล้ 1.8 ล้านบาท อ่าน ต้องจด VAT ตอนไหน (2 นาที)

ตัวเลขกำไรรายเดือนยังช่วยให้ตัดสินใจเรื่องอื่นง่ายขึ้นด้วย เช่น ราคาที่ตั้งไว้คุ้มไหม ค่าโฆษณาควรลดหรือเปล่า

เมื่อไหร่ควรจ้างนักบัญชี

Quick Answer: เมื่อจด VAT แล้ว เมื่อจดเป็นบริษัทหรือ หจก. หรือเมื่อรายการต่อเดือนเยอะจนใช้เวลาทำบัญชีเกินกว่าที่เรามี

• จด VAT แล้ว ต้องทำรายงานภาษีซื้อขายและยื่น ภ.พ.30 ทุกเดือน
• เป็นนิติบุคคล ต้องมีผู้ทำบัญชีตามกฎหมายและผู้สอบบัญชี อ่าน จดบริษัทหรือเป็นบุคคลธรรมดาไปก่อน
• ยังเป็นร้านเล็ก แต่ไม่มีเวลาจริงๆ จ้างนักบัญชีอิสระช่วยสรุปปีละครั้งก็โอเคเลย

บัญชีไม่ต้องสวย ไม่ต้องเป๊ะตั้งแต่วันแรกหรอกค่ะ ขอแค่เริ่มจดวันนี้ อีกปีนึงเราจะรู้จักร้านตัวเองดีขึ้นเยอะเลย